Stěhování kanceláře může zajistit lepší dosažitelnost klientů, zvýšit produktivitu zaměstnanců a také nalákat mladé lidi do týmu. Pro někoho může být stěhování firmy brnkačkou, ale pro jiné utrpením, zejména pro starší generaci, kterou by stěhování a změna prostředí mohla stresovat. Je tedy vždy rozumné vysvětlit zaměstnancům, proč ke stěhování dochází a že se nemusejí ničeho obávat.
Co je potřeba před stěhováním provést?
Při plánování se přestěhovat je velice důležité si uvědomit, co je potřeba udělat, a kdy. Je dobré si sta
novit časový horizont hlavních fází. Také je dobré naplánovat stěhování na časové období, kdy není ve firmě tolik rušno a firma má útlum výroby. Součástí stěhování je dobré si rozmyslet, co v nové kanceláři potřebujete. Příkladem může být nábytek. Je potřeba vědět, jestli budete kupovat nábytek zcela nový nebo si ponecháte ten starý.
Jak naplánovat dispozice nového místa?
Před přestěhováním na nové místo je dobré naplánovat všechny okolnosti tak, aby proběhlo přestěhování co nejvíce hladce. Je vhodné si uvědomit, že některé věci budete muset kvůli místu vyhodit, někomu darovat či dát do sběrného dvoru. Může se totiž stát, že Vám zbydou přebytečné věci, které v nové kanceláři nebudou třeba, tudíž je dobré se jich zbavit. Měli byste se také ujistit, že všechna elektronika či technické zařízení fungují bez problému a nic není rozbito. Kromě toho je nutností navrhnout nové prostory. Naplánujte tedy dobře:
- dispozici pracovních prostor;
- odpočinkovou zónu;
- prostory pro občerstvení;
- místo pro tiskárnu;
- kuchyňku;
- sklady dokumentů;
- konferenční místnost;
- toaletu.
Povinnosti pro zaměstnance
Určitě je dobré do stěhování také zapojit Vaše zaměstnance. Jednak získají lepší přehled o tom, kam se věci nastěhují, ale také více prozkoumají nové místo a utuží si kolektiv.
Zkontrolujte také všechny směrnice, aby bylo vše zajištěno a v pořádku. Je dobré udělat se zaměstnanci před nástupem do nové kanceláře orientační schůzku, na které je seznámíte s novým uspořádáním kanceláře. Sledujte, jak se novým prostorám přizpůsobují a pokud možnost jim se vším poraďte.
Zaměstnanci se mohou zapojit do:
- úklidu skladů a společných prostor;
- prodání přebytečného nábytku do bazaru nábytku;
- třídění kancelářských šanonů;
- úklidu počítačů a dalšího technického zařízení.
Je potřeba si uvědomit, že spolu se stěhování může nastat řada komplikací, jako jsou parkovací místa, přístup městské hromadné dopravy či změna jiného prostředí. Ničím se ale nenechte vystrašit a uvidíte, že nakonec dopadne vše bez problému a novým zaměstnancům se bude v novém prostředí líbit.